EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”asetus”) soveltamisen alkaessa tämä tietosuojainfo korvaa aiemmat rekisteriselosteemme. Asetuksen mukaisesti haluamme informoida sivustomme ja palveluidemme käyttäjiä (jäljempänä ”asiakas”) henkilötietojen käsittelystämme tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Mikäli alla olevien tietojen lisäksi tietosuojakäytänteistämme herää kysymyksiä, pyydämme olemaan rohkeasti yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Espoon Seudun Uusyrityskeskus ry (jatkossa ESUYK)
A Grid, Otakaari 5A, 02150 Espoo
Y-tunnus 0951711-0
Puh. +358 (0)10 3366550

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tätä tietosuojainfoa koskeviin kysymyksiin vastaa tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme Päivi Lahtelin-Laine, ks. yhteystiedot www.espoonuusyrityskeskus.fi

3. Henkilörekisterimme

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja eri tarkoituksiin ja näin ollen osin eri rekistereissä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseksi, mutta myös raportointiin/tilastointiin sekä tiedottaaksemme ja markkinoidaksemme toimintaamme. Käsittelemme tietoja sopimuksen täyttämiseksi (yritysneuvonta), lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi ja oikeutetun edun perusteella (raportointi/tilastointi) sekä suostumuksen perusteella (markkinointi). Saatamme lähettää asiakkaillemme myös asiakaspalautekyselyjä, joiden tuloksia voimme käyttää toimintamme kehittämiseksi.

Kootusti voidaankin sanoa, että oikeutettu etumme koskee erityisesti tietoisuuden lisäämistä toiminnoistamme, toimintojemme kehittämistä sekä toimivien yhteistyöverkostojen ylläpitämistä.

5. Henkilötietoryhmät

Yritysneuvonnassa voimme käsitellä seuraavia tietoja asiakkaistamme:

Nimi

Kotiosoite

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Yritysidea/y-tunnus

Yllämainitut tiedot kirjataan ajanvarauksen yhteydessä Ajas-järjestelmään, josta ne siirretään Hakosalo-asiakasjärjestelmään.

Yritysneuvonnassa lisäämme  asiakkaan tietoihin ensimmäisessä tapaamisessa myös seuraavia tietoja:

Sukupuoli

Syntymävuosi

Kotikunta

Kansalaisuus

Neuvontakieli

Koulutusluokka

Työllisyystilanne

Mistä kuullut ESUYK:n palveluista

Toimivien yritysten y-tunnus, rekisteröimispäivämäärä sekä yrityksen yhteystiedot, jotka siirtyvät automaattisesti Yritys- ja yhteistietojärjestelmästä (YTJ).

Lisäksi kirjataan muistiinpanoja asiakastapaamisesta ja yritysideasta, mahdolliset asiantuntijalähetteet ja asiakkaan liiketoimintasuunnitelma.

Tapahtumiimme  ilmoittaudutaan Lyyti-palvelun kautta, jota voidaan käyttää myös tapahtumiin liittyvään kommunikointiin. Ilmoittautumisen yhteydessä kysytään asiakkaan nimi, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti erikoisruokavalio sekä mahdollisesti kyseiseen tapahtumaan liittyviä tapahtuman järjestämisen kannalta edellytettäviä yksityiskohtia. Asiakkaalta voidaan kysyä palautetta tilaisuudesta sähköpostitse, Lyyti- tai vastaavan työkalun kautta. Osaan tapahtumista voi ilmoittautua myös suoraan esim. asiakasneuvojalle sähköpostitse.

6. Tietolähteet

Käsittelemämme tiedot saamme lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään. Toisaalta esimerkiksi henkilökuntamme käyttää tarvittaessa julkisia tietolähteitä (kuten PRH ja YTJ). Jos asiakkaalla on jo yritys-/y-tunnus, yrityksen tiedot (rekisteröimispäivämäärä, yhteystiedot ja TOL-luokitus) siirtyvät rekistereihimme YTJ:stä. Kun asiakas on perustanut tai lopettanut yrityksen, kyseiset tiedot siirtyvät PRH:n kaupparekisteristä rekistereihimme. Tarvittaessa saamme tietoja (asiakasta tästä informoiden) eri sidosryhmiltämme (mm. TE-toimistot, Finnvera ja asiantuntijamme)

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Asiakas voi halutessaan antaa suostumuksen liittyä Suomen Yrittäjien paikallisjärjestön jäseneksi, jolloin asiakkaan tiedot luovutetaan Suomen Yrittäjille.

Lisäksi tietoja ja yritysideaa voidaan käsitellä asiakkaan tarpeiden mukaisia toimenpiteitä varten TE-toimiston, Finnveran, asiantuntijoidemme tai muiden vastaavien toimijoiden kanssa.

Hyödynnämme palveluntarjoajiemme järjestelmiä asiakkaidemme palvelemiseksi. Asiakkaidemme tietoja voidaan siten käsitellä ainakin seuraavissa palveluissa: Ajas (ajanvaraus), Hakosalo (asiakastietojärjestelmä), Questback (asiakaspalautekyselyt), Postiviidakko (uutiskirje) ja Lyyti (tapahtumien ilmoittautuminen, muistutukset ja palautekyselyt)

8. Tietojen siirto

Tietoja ei siirretä toimestamme EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Markkinointilupa

Asiakas voi halutessaan liittyä ESUYK:n postituslistalle joko antamalla kirjallisen suostumuksen asiakastietolomakkeella tai liittymällä jakelulistalle Tilaa uutiskirje -linkin kautta, joka löytyy mm. kotisivuiltamme. Jos ESUYK:n päätoimialueella (Espoo ja Kauniainen) asuva henkilö on ladannut Perustamisoppaan www.perustamisopas.fi-sivuilla ja antanut markkinointiluvan, hänen sähköpostiosoitteensa lisätään ESUYK:n postituslistalle.  Asiakkaalle lähetetään uutiskirje yrittäjyyteen liittyvistä asioista sekä tapahtumista Postiviidakko-palvelun kautta. Asiakkaille voidaan satunnaisesti lähettää muuta yrittäjyyteen liittyvää materiaalia myös postitse. Sähköiseltä postituslistalta voi poistua milloin tahansa uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla siitä ESUYK:een (ja näin vastustaa tietojen käsittelyä sähköisiin suoramarkkinointitarkoituksiin).

10. Henkilötietojen säilytys

Käsittelemme henkilötietoja kunkin käyttötarkoituksen mukaisesti ja ajan. Haluamme muistuttaa, että esimerkiksi meitä sitovat raportointi- ja tilastointivelvoitteet saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä myös yritysneuvonnan päättymisen jälkeen. Lisäksi asiakkaiden on hyvä huomioida, että saatamme säilyttää tarvittaessa tilastoinnin kannalta oleellisia tietoja niin, että asiakas ei ole niistä tunnistettavissa suoraan tai välillisesti.

11. Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja lähtökohtaisesti suojatuissa tietojärjestelmissä, joissa käyttöoikeus edellyttää mm. käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus myönnetään rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Sähköisessä viestinnässä (esimerkiksi sähköposti) pyrimme asianmukaisin toimenpitein varmistamaan riittävän tietosuojan tason. Asiakastietolomakkeitamme säilytetään lukituissa tiloissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin:

• asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

• vaikka pyrimme eheään ja ajantasaiseen tietoon, asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja pyytää, että virheelliset tiedot oikaistaan

Oikeus tietojen poistamiseen:

• mikäli käyttötarkoitus on päättynyt ja asiakas on esimerkiksi peruuttanut tiettyä käsittelyä varten antamansa suostumuksen, poistamme tiedot ja asiakkaalla on oikeus tätä meiltä myös vaatia

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

• asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu

Vastustamisoikeus:

• olemme luoneet mekanismit, joilla asiakkaamme voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja muistutamme myös siitä, että siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen (esimerkiksi markkinoinnin osalta) asiakkaallamme on aina oikeus vapaasti peruuttaa antamansa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

• asiakas voi olla meihin yhteydessä, jos asiakas tarvitsee tietojaan muissa kuin meidän järjestelmissä ja pyrimme antamaan tiedot siten, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään

14. Muuta huomioitavaa

Vaikka pyrimme toimimaan mm. asetuksen mukaisesti, tarvittaessa asiakas voi olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme tai tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle.

Pyrimme tietoja kerätessä informoimaan mitkä ovat vapaaehtoisia ja mitkä pakollisia tietoja. Lähtökohtaisesti ainakin edellä listatut tiedot ovat tarpeen yritysneuvonnan tai muiden palveluiden antamiseksi (sopimuksen/lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi).

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon (ml. profilointi).