Tämän artikkelin on kirjoittanut YritysEspoon asiantuntijaverkoston jäsen Mauri Pennanen tilitoimisto Carpentum Oy:stä.
Mistä on hyvä huolehtia, kun perustaa uuden yrityksen? Hyvä kirjanpitäjä on uuden yrittäjän paras ystävä. Yritystoiminnan rahavirtojen sekä toimintaa raamittavien lakien ja säädösten ammattilaisena hän osaa ottaa huomioon ja neuvoa tärkeissä asioissa. Kirjanpitoammattilaisen puoleen kannattaa kääntyä heti, kun jokin asia askarruttaa. Vuosien varrella olemme Carpentumilla saaneet opastaa satoja uusia yrittäjiä, tässä viisi parasta vinkkiämme yritystoiminnan aloittamista harkitsevalle.
1. Hahmota yrityksen tulot ja menot oikein (budjetointi)
Tulo- ja menobudjetti kannattaa hahmotella aluksi kahdelle ensimmäiselle toimintavuodelle. Tee budjettiluonnos ilman arvonlisäverojen osuutta tuloissa ja kuluissa. Suomessa suurimman osan palvelujen ja tuotteiden arvonlisävero on 24 %. Kun teet laskun asiakkaallesi, arvonlisävero lisätään tuotteittesi tai palveluittesi hintaan. Kun sinua laskutetaan, maksat laskulla arvonlisäverollisen hinnan.
Budjetissa tulot käydään läpi realistisesti esimerkiksi asiakasryhmäkohtaisesti ensin kuukausitasolla. Tulojen hahmottelun jälkeen hahmotellaan yrityksen ostot eli materiaaleihin ja tavaroihin menevät kulut, sekä yrityksen kiinteät kulut kululajikohtaisesti. Ostojen ja liikevaihdon erotuksesta muodostuu käyttökate, jolla kiinteät kulut voidaan kattaa. Kiinteitä kuluja ovat esimerkiksi vuokrat, puhelinlaskut, matkakulut, markkinointi ja palkat eläkekuluineen tai palkkiot alihankkijoille.
Kun olet saanut valmiiksi kuukausitason laskelman, kerro summat tilikauden kuukausien mukaisesti. Mikäli aloitat liiketoiminnan esimerkiksi maaliskuussa, ja ensimmäinen tilikautesi päättyy joulukuussa, kerro saamasi kuukausitulot, kuukausiostot ja kuukausikohtaiset kiinteät kulut kukin kymmenellä saadaksesi ensimmäisen vuoden tulot ja kulut budjettiin. Toimialasta riippuen – kun myyt esimerkiksi palvelua, sinulla ei välttämättä ole juuri materiaali- tai tavarahankintoja (ostoja), kulut painottuvat kiinteisiin kuluihin ja palkkoihin. Muodosta saamistasi summista laskelma seuraavasti;
2. Päätä sopivin yhtiömuoto
Budjetin tekemisen jälkeen on aika valita sopivin yhtiömuoto. Tähän vaikuttaa yrityksesi toimiala ja tulevaisuuden suunnitelmat. Mieti, onko liiketoimintasi yhtä kuin oma tekemisesi tai onko tavoitteenasi palkata henkilökuntaa tai työllistää alihankkijoita? Toiminimi on hallinnollisesti helppo yhtiömuoto, joka sopii useimmille, jotka työllistävät pelkästään itsensä. Liiketoiminnan luonteesta riippuen myös osakeyhtiö voi olla oivallinen, yksinyrittäjällekin etuja tuova ratkaisu. Suosittelen käyttämään tämän asian läpikäyntiin hetken osaavan kirjanpitäjän kanssa. Keskustelua varten tarvitset budjetin ja perusajatukset liiketoimintasuunnitelmasta – näin tapaamiseenne on hyvä runko valmiina ja yhteinen aikanne on mahdollisimman tehokasta.
3. Vältä turhia kuluja
Hallinnon kulujen arviointia varten tarvitset jo tekemäsi budjetin.
Tietyin edellytyksin arvonlisäveron ilmoituskautesi voi olla pidempi kuin 1 kk, esimerkiksi 3 kk tai 1 vuosi. Ensimmäinen tilikautesi voi olla jopa 18 kk pitkä. Pidemmät ilmoitusjaksot, mikäli otat ne myös raportointijaksoiksi (tämä on yleistä), pienentävät peruskirjapidon kustannuksia. Tämän lisäksi hyvällä materiaalien hallinnalla, saat pidettyä paperit selkeinä ja pystyt toimittamaan kirjanpitäjällesi nopeasti käsiteltävän materiaalipaketin kirjanpidon tekemistä varten. Näin vältyt tilanteelta, jossa kuittien huonon hallinnan takia syntyy kirjanpidossa lisäkuluja. Kun hyvä materiaalien hallinta säästää omaa, ja kirjanpitäjäsi aikaa, on tapahtumakohtainen aineisto ripeästi käsitelty. Silloin voitte käyttää yhteistä aikaanne toiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen. Kirjanpitäjiltä on myös mahdollista ostaa monipuolisesti muitakin lisäarvoa tuottavia palvelua liiketoiminnan kehittämiseksi.
Kun mietit tilitoimiston ja järjestelmien valintaa, pyri keskittämään kaikki palvelut samaan paikkaan ja yhteen järjestelmään sekä välttämään sopimusten piilokuluja. Lähes kaikista moderneista kirjanpitojärjestelmistä, jollaisen tyypillisesti saat käyttöösi tilitoimiston kautta, veloitetaan kuukausikulu sekä lisäksi tapahtumakohtaiset maksut mm. ostolaskujen vastaanottamiselle ja myyntilaskujen lähettämiselle. Tarkasta, mitä toiminnallisuuksia saat käyttöösi järjestelmän kuukausikulun hinnalla, ja vertaile järjestelmien käytettävyyttä. Tarkastele tätä aina oman liiketoimintasi ja oman tarpeesi kautta järjestelmän käyttäjänä.
4. Opettele tekemään myyntilasku
Myyntilaskujen tekemistä varten kannattaa tutustua verohallinnon ohjeisiin arvonlisäverotuksesta ja verohallinnon laskumerkintävaatimuksiin. Laskulle merkitset myymäsi tuotteen tai palvelun, nettohinnan sekä arvonlisäveron osuuden. Nettohinnan ja arvonlisäveron yhteissumman asiakas maksaa yrityksellesi suoritteen vastaanottamisesta. Liiketoiminnan alussa paras menetelmä saattaa olla itse tehty pdf-lasku, jonka voit lähettää asiakkaalle sähköpostilla. Mikäli päätät hoitaa itse myyntilaskujen tekemisen, avustaa hyvä kirjanpitäjä sinua myyntilaskujen tekemisessä ja antaa sinulle ohjeita ja neuvoja. Toiset pankit tarjoavat yrittäjille palveluna verkkolaskutusta osana pankkipalvelujen pakettia. Mikäli päätät käyttää näitä palveluja omatoimisesti, suosittelen sopimaan kirjanpitäjäsi kanssa parhaasta menettelytavasta.
5. Huolehdi yrityksen kulujen maksamisesta ja tee kassavirtaennuste
Ohjaa heti yrityksellesi saapuvat laskut selkeästi tiettyihin posti- ja sähköpostiosoitteisiin. Suosittelen tallentamaan kaiken yrityksellesi tulevan postin tietoturvalliseen paikkaan esimerkiksi verkkotallennusalustalle. Säästät omaa ja kirjapitäjän aikaa, kun jaat tarvittavat verkkokansiot ja tiedot suoraan myös kirjanpitäjällesi. Mikäli vastaanotat verkkolaskuja kirjanpidon järjestelmän kautta, hyväksyt ja maksat laskut sen kautta helpoiten. Muussa tapauksessa huolehdit yrityksesi laskujen maksun yrityksesi verkkopankissa. Kun kuukauden laskut on maksettu ja tiliote saapunut, toimitat tämän aineiston kirjanpitoon sovitun raportointijakson mukaisessa materiaalissa.
Mikäli yrityksesi tilillä ei ole varoja laskujen maksua varten, voit itse lainata rahaa yrityksellesi yrityksen kuluihin. Tämä laina on osakeyhtiössä velkaa osakkaalle, joka maksetaan sinulle yrityksestä takaisin. Toiminimiyrittäjä tekee yksityissijoituksia yritystoiminnan kulujen hoitamiseksi – ja yksityisottoja omien kulujensa hoitamiseksi.
Budjettia miettiessäsi hahmottele, milloin voit alkaa laskuttamaan ja saat asiakkailtasi rahaa toiminnan kulujen kattamista varten, ja onko mahdollista, että vuoden aikana on tilanteita, jolloin tulorahoitus ei hetkellisesti riitä yrityksen kuluihin ja joudut pääomittamaan yhtiötä. Tätä varten kannattaa suunnitella kassavirtaennuste, jonka tekemiseen saat apua kirjanpitäjältäsi.
Lisätietoja:
Mauri Pennanen, Carpentum Oy
